Logiciel de gestion des temps : 7 raisons pour lesquelles votre cabinet en a besoin !

Logiciel de gestion des tempsLes avocats proposent à leurs clients leur expertise et leurs conseils. Ces services sont valorisés sous forme de temps de travail. L’avocat facture ensuite ses honoraires en s’appuyant sur le temps passé sur chaque dossier conformément aux règles de l’ordre. Dès cet instant, le logiciel de gestion des temps présente des avantages immenses . 7 bonnes raisons pour lesquelles vous devez vous équiper !

Facturer avec justesse

Suis-je sûr de facturer les bons temps passés à mes clients ? Comment le savoir si je ne fais pas le suivi des temps travaillés au fil de l’eau ? Grâce à des outils simples, proposant le chronomètre, l’application mobile ou la saisie au kilomètre des événements, utiliser un logiciel de gestion des temps garantit l’exactitude de la facture adressée au client. Ainsi chaque temps est justifié.

Logiciel de gestion des tempsEn moyenne, c’est 10% du chiffre d’affaire qui augmente, par le simple fait de ne pas oublier de temps à facturer !

Intégrer la non valeur

Mon client sait-il que j’ai passé 4 heures à rechercher des informations pour son dossier ? Lui ai-je dit que les temps de trajet pour aller le voir ne sont pas décomptés du prix de sa facture ? En montrant à mon client l’ensemble du temps que j’ai consacré à la résolution de son problème, ou à la conseiller, je lui explique pourquoi ma facture peut lui sembler élevée. De plus, je lui montre que beaucoup d’heures passées ne lui sont pas facturées ! 

Les temps passés non facturés au client représentent beaucoup de temps : lorsque le client le sait, il me remerciera (peut-être).

Être parfaitement transparent avec le client

Mon client peut contester la facture d’honoraire que je lui adresse. Ou son montant. Souvent, il n’a pas conscience de l’ensemble du travail fourni pour la résolution de son dossier. Ainsi, la meilleure façon de contrer l’incompréhension et parfois l’énervement du client, c’est de communiquer avec lui en toute transparence.

Quoi de mieux que de joindre à sa facture le détail des temps passés, événement par événement, horodatés avec précision ? Seul un logiciel de gestion permet cela !

Evaluer le prix de vente de ses forfaits et prestations

Lorsque je facture au forfait, je ne sais pas si je rentre dans mes frais. Peut-être que je gagne trop peu pour couvrir mon temps de travail ? A l’inverse, peut-être puis-je baisser mes tarifs pour être plus compétitif ?

Le prix de vente de ses prestations et forfaits peut être évalué avec finesse si je saisis mes temps, ainsi que mon équipe. Par cumul du travail réalisé, je positionne mes tarifs de manière appropriée.

Comprendre sa rentabilité

J’aimerais tellement savoir quels sont mes dossiers rentables et mes dossiers non rentables ! Identifier les dossiers sur lesquels je peux améliorer ma productivité, et ceux que je devrais plus mettre en avant car ils m’offrent une rentabilité intéressante !

Logiciel de suivi des temps

Grâce à un suivi des temps précis et intuitif, je sais quel temps de travail a été nécessaire à mes équipes, à moi-même et en déduis par cumul et comparaison où réside ma rentabilité et où sont les points d’amélioration de mon organisation. 

Ainsi, l’analyse de mon organisation me permet une véritable réflexion stratégique ! C’est sans doute sur le long terme l’avantage principal d’un logiciel de gestion des temps.

Transformer ses temps rapidement en facture

Suivre ses temps, j’ai compris, c’est indispensable. Mais comment les valoriser ? Les convertir en facture ? C’est là l’intérêt d’un logiciel intégré capable de transformer ses temps saisis en factures, en quelques clics. Le temps passé à saisir ses temps (très rapide grâce au chronomètre, à l’application mobile…) est un gain de temps considérable lorsqu’il s’agit de facturer. 

Là où je considérais la saisie des temps comme une contrainte, je m’aperçois qu’en réalité, je gagne du temps !

Piloter le travail de ses collaborateurs

Comment savoir ce que font mes collaborateurs ? Mes confrères externes que je sollicite ? Comment aider chacun à gagner en efficacité ? A ne pas dépasser les temps prévus ? 

Logiciel de gestion des tempsLà encore, seul un logiciel de gestion des temps permet au cabinet de disposer d’une vision consolidée globale de l’organisation du travail au sein du cabinet.

Les points managériaux, les échanges avec ses collaborateurs deviennent beaucoup plus consistants et instructifs car ils s’appuient sur des données objectives et quantifiées : au-delà d’une logique de contrôle, on se place dans une logique d’amélioration. C’est l’avènement de l’avocat entrepreneur !

Le logiciel de gestion des temps est encore plus utile lorsqu’intégré à un logiciel de gestion de cabinet

Le suivi des temps intégré à un logiciel de gestion de cabinets complet déploie réellement tous ses avantages. Le temps passé sur les documents est comptabilisé en automatique, la conversion des temps en facture est immédiate, le pilotage au travers des outils de reporting est également instantané.

Le cabinet bénéficie alors d’un outil intuitif, simple, performant et approfondi pour piloter ses équipes, analyser sa rentabilité et restituer les informations justes au client. C’est une économie de temps considérable et un outil d’aide à la décision incomparable !

 

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